¿Cómo comunicarse con diversos actores en una organización?

Todos hemos pasado por la difícil tarea de proponer un plan en tu sector que luego debe ser aprobado por las finanzas de la empresa, con la posibilidad que sea aprobado o no. Por ello, una comunicación idónea puede convertirse en la solución para dicho dilema.

Los actores de una organización varían según factores como su área de especialidad y nivel de educación, prácticas culturales, experiencia dentro de la empresa y la cantidad de información que acostumbren a manejar, además de la disposición al intercambio y a la participación en grupo.

Por esa razón no se puede usar la misma manera de comunicar a unos que a otros, ni utilizar los mismos soportes gráficos y estadísticos. Tenemos que pensar en la manera de adaptar nuestro mensaje según el público.

Por eso, dentro de toda estrategia comunicativa hay que generar un “mapa” con las diferentes características de quien nos va a escuchar, para elegir la información a presentar, el tipo de comunicación, los medios, el tipo de lenguaje y el grado de feedback que requerimos.

Existen diferentes posibilidades de adaptar un discurso a formas más comprensibles, según los códigos comunicativos de cada actor de la organización. Aquí algunos consejos para determinados sectores:

• Las áreas que tienen que ver con el conocimiento técnico o científico (compras, desarrollo de producto, producción, entre otros) utilizan conceptos formales y precisos. Son áreas que se mostrarán más interesadas frente a diferencias de precios, reportes financieros, económicos, administrativos, de gestión, planes de acción, demostraciones, etc. Por lo general, este tipo de reportes se presentan ante personas de jerarquía alta o mediana y necesitan tener un conocimiento preciso de lo que se pretende o se obtendrá.
• Para los empleados que realizan tareas más operativas, la comunicación debería ser planteada con un criterio periodístico, que tiene el objetivo de informar los hechos, describiendo la manera como se desarrollarán o produjeron. Este es el método que se utiliza para la difusión de eventos, revistas, murales, boletines, circulares y portales en Internet.
• Por último, están las áreas que utilizan formas más abstractas en su manejo cotidiano, como las de marketing, comunicación y Recursos Humanos. Allí se busca crear mensajes emotivos, con soportes de imágenes y proyecciones de grados de satisfacción sobre los resultados finales de la organización.

Cuando enfrentas la compleja tarea de “vender” una idea, debemos utilizar todas las maneras posibles en determinados momentos, según la estrategia que nos hayamos planteado. Hay que ser muy hábil en una reunión, si al presentarnos están presentes actores de las distintas áreas. Será un gran desafío conquistar a todos, combinando ejemplos, cifras y abstracciones, tal como si pudiéramos hablar en distintos idiomas al mismo tiempo. Ese es el reto de comunicar.

Fuente: Gestiopolis.com