¿Cómo mejorar tus emails en tu trabajo?

Los correos electrónicos pueden decir mucho de ti en tu oficina. Es más, un email puede ser la primera y única muestra que la gente tenga de tu profesionalismo, temperamento y personalidad.

Por ello, piensa dos veces la próxima vez antes de escribir un correo electrónico. Debes tener en cuenta que lo que registres en el email representa tus pensamientos, ideas, y no tus reducidas habilidades de comunicación y errores de gramática.

Te brindamos algunas pautas que te podrán ayudar para mejorar tu composición de emails en tu trabajo:

1. Utiliza frases completas: Utiliza todo tu potencial en el lenguaje que usas. No simplifiques palabras por tu criterio. Tu destinatario puede tomar como una falta de educación.
2. No escribir en mayúsculas: En Internet, al escribir todas las palabras en mayúsculas es sinónimo de gritar. Es grosero y chocante. Si no quieres dar esa impresión solo usa letras altas cuando la ortografía te lo exige.
3. Piensa bien antes de escribir: Toma tiempo para poner en orden tus ideas antes de escribir. Mientras tus ideas sean más claras, será mejor el mensaje. Recuerda que no es una conversación face to face donde puedes aclarar las cosas en la marcha.
4. Estructura: No es una carta, pero tu correo debe tener un principio y un fin. No hay necesidad de hacer largo el email. No obstante, una pequeña introducción y una conclusión sencilla es lo ideal.
5. Relee tu correo antes de enviarlo: Quizás lo que escribas no es lo que pretendías decir. Invierte un minuto para releer tu correo antes de enviarlo.
6. Evita utilizar palabras innecesarias: Nos referimos al popular ‘floro’. Evitar escribir adjetivos, adverbios innecesarios y oraciones demasiado largas. Una estructura simple, de fácil lectura e intercambio de ideas claras es mejor.
7. Evita las siglas: Si bien cada organización tiene siglas, a veces puede llegar a confundir. No lo uses en exceso. Solo cuando sea muy necesario.
8. Toma ventaja sobre puntuación: Si desconoces donde poner una coma o punto, te equivocas si piensas que nadie se dará cuenta. Demostrarías tus pocos conocimientos en gramática. Para conocer como presentar una oración correctamente debes tener en cuenta las reglas gramaticales.
9. Usa el corrector ortográfico: Los programas de correo electrónico cuenta con correctores ortográficos que te orientarán en la correcta composición de tu escritura. No obstante, a veces estos correctos podrían fallar, por lo que debes tener cuidado. Asimismo, si tienes dudas de cómo se escribe una palabra, utiliza un diccionario online.

Esperamos que estos puntos contribuyan para que tus emails digan lo que realmente eres en tu oficina: Un profesional completo.

Fuente: Losrecursoshumanos.com

Pasos para cambiar la adversidad

Existe el mito de las personas que son un “imán” para los problemas en una organización. Otros se sienten pocos afortunados por las reducidas eventualidades que se les presenta. Pero todo obedece a la eventualidad de las situaciones de la vida y también a nuestra capacidad, creencias y paradigmas que enfrentar de forma exitosa.

Sobre la presente disyuntiva, Jaime Mora, experto en Crecimiento Personal, Organizacional y Emprendimiento,  nos brinda los siguientes pasos para enfrentar los problemas y emprender los procesos de cambio que sean necesarios. Dicha secuencia requiere un punto de inflexión. Sin tu propia habilidad sería imposible obtener resultados exitosos.

Si llegas a cumplir estos pasos con eficacia, podrás enfrentar el cambio tanto empresarial como personal:

• Visualizar: Con la sola experiencia del acontecer diario, seguro lograremos identificar los problemas mientras estos ocurren o, de preferencia antes de su aparición.
• Tranquilidad: No se debe uno ahogar en la dificultad y ansiedad. Tener la calma necesario para no caer en pánico psicológico. Debes tranquilizarte para enfrentar mejor tu manera de actuar.
• Analizar: Debes contraponer tus problemas con tus reales posibilidades de poder resolverlos. Por ejemplo, determina si los recursos de tu empresa son los suficientes en cantidad y calidad para resolver cualquier vicisitud.
• Reconocer: Aquí está en punto de inflexión. Si entre tus herramientas no cuentas con los recursos adecuados, debes admitir esa debilidad porque al reconocerlo aceptaremos la necesidad de búsqueda y formación, lo que nos abre hacia el crecimiento continuo.
• Reflexionar: La mente es capaz de facilitar el cambio personal. Enfócate en ello. Rememora todos los procesos exitosos, los logros alcanzados y confía en la grandeza de tu persona.
• Plan de acción: En todo proceso de cambio es necesario elaborar un plan de acuerdo a las necesidades, una herramienta con los tiempos y acciones detalladas para impulsar el potencial de los recursos humanos.
• Ejecutar: Para implementar nuevos hábitos requiere acción, práctica y tiempo. Debes tener compromiso y ser paciente en el tiempo hasta alcanzar el objetivo. Apoyarte en tu mente es vital. De ahí nace la autoconfianza, pilar fundamental de la autoestima y condición básica para emprender acciones de manera perseverante y sostenida.
• Aplicar emociones positivas: La mente controla las emociones y para emprender un proceso de cambio es necesario que nos embargue sentimientos positivos. De lo contrario, poco se podrá avanzar. En la relación mente-emoción reposa el autoconvencimiento. Es decir, la convicción de uno mismo para cambiar. Si no hay convicción, es difícil cambiar.
• Estructura: Debes contar con una red de apoyo para poder motivar la mejora a través del reconocimiento permanente. Así comprenderás tus dificultades y podrás reconocer tus debilidades apenas se presentan.

Es fundamental reflexionar profundamente para ubicar nuestras debilidades y concluir que se requieres de un cambio. Debes tener en cuenta las siguientes preguntas: ¿Qué debo cambiar?, ¿Por qué debo cambiar? ¿Qué beneficios conseguiré si cambio? ¿Qué perjuicio obtendré si no cambio?

El cambio se presenta constantemente en la vida. Queda en cada uno reconocer las herramientas, habilidades y estrategias necesarias para que se resuelvan las debilidades y dificultades que se presentan. Solo así conseguirás el crecimiento continuo.

Fuente: Gestiopolis.com

¿Cómo desarrollar un plan de outsourcing?

Construir un plan de outsourcing o tercerización de servicios ayudaría mejorar la rentabilidad en los activos de una empresa y para obtener mayor flexibilidad en los procesos de la organización.

El outsourcing es una opción interesante en gran parte de casos de buscar una viabilidad en los servicios que ofrece una empresa. No obstante, se debe tomar en cuenta que se va a externalizar, el por qué, amenazas y oportunidades que ofrece.

Por ello, para desarrollar un plan de outsourcing exitoso les brindamos las siguientes pautas:

1. Antes de tomar esta importante decisión, hay que analizarla en el corto, mediano y largo plazo. Se debe tener una estrategia bien definida que ayudará en el proceso de outsourcing.
2. Evalúa ¿En qué eres realmente bueno? Esta pregunta es vital y necesita ser muy reflexionada. Si hay algún error en ello, podría perderse ventajas comparativas.
3. Dentro de tu estrategia debes buscar que será de tu organización de acá a tres, cinco o 10 años. Las decisiones relacionadas con el outsourcing tienen un alto componente estratégico, por lo que tu plan debe estar bien definido para tomar decisiones alineadas con la estrategia.
4. ¿Cuáles son los procesos? ¿Cuáles serán los costos y los rendimientos? Debes tener también una estructura de costo de procesos, por productos y por áreas de negocio. Es esencial esquematizar tu mapa de procesos, así como los parámetros básicos sobre costos y tiempo (Cronograma).
5. Establece tus oportunidades y amenazas si se subcontratan determinadas áreas. Antes de externalizar actividades de tu empresa debes tener en cuenta las ventajas, desventajas, oportunidades y amenazas que la organización encontrará con el outsourcing.

Fuente: Soyentrepeneur.com

Lo vital de los contactos profesionales

Establecer contactos o realizar networking podría ser relacionado a las redes sociales. Sin embargo, es algo muy habitual entre empresas. Entre proveedores y consumidores se establecen lazos personales, lo que resulta vital para una organización de cara al futuro.

Podría sonar ilógico pero ante la necesidad de un proveedor, en especial para un producto o servicio nuevo, las empresas escogen al consignatario actual o conocido, sin necesidad de ser un especialista en la materia, pese a que en el mercado existan otros expertos en la materia.

Contar con una  adecuada red de contactos es imprescindible para triunfar en una empresa, ya sea nueva o de mucha experiencia.

¿Cómo hacer contactos profesionales? Deberás tener en cuenta los siguientes puntos:

1. Eventos del trabajo: Los encuentros organizados por tu organización podrían convocar a diversas personalidades del mundo empresarial y asociaciones del mismo rubro. En dichas reuniones podrás entablar contactos para beneficio de tu organización y, en especial, de tu perfil profesional.
2. Ferias y exposiciones: Lo principal, además de la elección del evento, es no olvidar de los elementos comerciales de tu empresa, como tarjetas de presentación, folletos, etc. En las ferias y exposiciones acuden gente de mucha importancia, por lo que los contactos obtenidos en dichas eventualidades deben tomarse en cuenta y sacarle partido.
3. Asociaciones y cámaras empresariales: Debes incorporarte en grupos de diálogo como las cámaras empresariales, asociaciones de tu profesión y participar activamente. Podrías en un futuro cercano dictar un curso o charla sobre tu actividad.

Por último, te dejamos este decálogo para ser un buen ‘networker’:

• Dejar las agendas en casa, en un lugar seguro y de fácil ubicación.
• Consigue tarjetas de presentación de tus colegas, emails y teléfonos.
• Escucha las conversaciones de tus compañeros y superiores. Trata de responder siempre.
• Toma el control de la comunicación futura.
• Debes tener cuenta que para establecer relaciones toma tiempo.
• Mantén el contacto. Una simple llamada o correo basta.
• Ofrece motivos y razones para volver a contactar contigo.
• Enfócate también los gustos. Como un niño: Tipo de conversación, gustos, etc.
• Acudir a ferias, convenciones, seminarios y eventos para hacer contactos que te ayuden a realizar tus metas.
• Finalmente, muéstrate divertido, si lo eres. Tus contactos estarán motivados de volver a verte.

Fuente: Apuntesgestion.com

Alternativas a la selección de personal

Cuando en una organización se confirma que hay una necesidad de trabajadores, el reclutamiento o selección de personal comienza. Pero existen alternativas para dicho proceso que pueden ser muy valiosas para los intereses de la empresa.

Entre las opciones existentes, presentamos las siguientes:

1. El outsourcing: Hay ocasiones en que una empresa elige a otra para realizar algunas tareas y funciones en la organización. Estas compañías externas asumen la responsabilidad en cumplir un objetivo en particular. A ello se le denomina outsourcing o externalización de servicios. El Área de Recursos Humanos es el departamento típico de la empresa cuyas funciones se externalizan. La empresa outsourcing hace la planificación, reclutamiento y otras funciones por un designado presupuesto. Es una opción excelente para evitar los ‘problemas’ de selección de personal.
2. Horas extras: Son una buena forma de cubrir tareas por falta de personal. La organización ahorra presupuesto porque no habría necesidad de reclutar, seleccionar o capacitar a nuevos empleados y los actuales se benefician porque se les pagará extra por el trabajo. No obstante, está es una solución temporal porque podrían mermar la capacidad y productividad de tus empleados con el tiempo, y ello podría costar mucho a la empresa a largo plazo.
3. Trabajadores por hora: Hay empresas que optan por contratar trabajadores por hora o periodos muy cortos de tiempo a compañías que asumen la responsabilidad total por contratar, pagar y finalizar el contrato del personal. Esto permite variar el tamaño de la planilla sin responsabilidad extra que conlleva el manejo de Recursos Humanos. Ello se realiza en momentos específicos como eventos o campaña de gran magnitud.
4. Empleados temporales: Conocidos como part-time, son los trabajadores que no cuentan con un empleo permanente en la empresa. Son contratados cuando alguien en la organización toma licencia o hay proyectos específicos que deben terminarse en tiempo y forma. Los empleados temporales son una buena opción bajo las siguientes condiciones:

• Cuando los empleados permanentes son incapaces de terminar los proyectos.
• Cuando hay una gran necesidad de mano de obra.
• Cuando el trabajo determinado requiere poca capacitación.
• Cuando el servicio rápido al cliente es muy importante.

Esperamos que los tips mostrados sean tomados en cuenta para los casos determinados en el reclutamiento de personal en las organizaciones.

Fuente: Losrecursoshumanos.com

Coaching: Cómo cultivar resultados excepcionales

Para conseguir resultados estupendos en el ámbito profesional primero hay que sembrar las semillas del éxito. Invertir en Recursos Humanos ya no es una opción. Es esencial. Un paso primordial que muchos evaden. Para llegar al éxito requiere inversión, planificación y una visión clara a donde se quiere llegar ¿Cómo hacerlo? Ahí está la interrogante.

Nos encontramos en una nueva era en los negocios, donde la forma de llegar al éxito ha cambiado de forma radical. En la actualidad, las empresas deben contar con culturas empresariales, apostar por el factor humano y sus empleados deben destacar sobre la competencia.

La inversión en coaching para la gestión de rendimiento en las organizaciones ha aumentado en un 10% en los últimos tres años, pese a la crisis económica mundial y al aumento de demanda de trabajo de los jóvenes, según la consultora estadounidense Bersin & Associates.

En su estudio de High Performance Management, Bersin & Associates reveló que más de 200 organizaciones globales en diferentes sectores han producido resultados positivos al tener una fuerte cultura de coaching. Las características que presentan son las siguientes:

• Un 26% de mayor efectividad en comparación a su competencia cuando se trata de mantener sus costos.
• Organizaciones con líderes de alto nivel realizan coaching con frecuencia y obtienen resultados comerciales superiores al 21% y de empleados en 39%.

Asimismo, los líderes de alto nivel, gerentes y especialistas en Recursos Humanos de las organizaciones deben enfocar sus esfuerzos para cultivar una cultura de coaching de alto rendimiento. Los últimos podrían ayudar a implementar un clima laboral que apoya, enseña y mide el coaching para que tenga un enfoque adecuado de enseñanza.

Si tu organización es nueva en el mundo del coaching, comienza por las prácticas universales como la escucha activa, refuerzo del comportamiento positivo y el uso de preguntas abiertas.

Los programas de coaching efectivos incluyen una pre-evaluación de comportamientos con el objetivo de incentivar una auto-reflexión y un posicionamiento de metas por parte del participante. Un apoyo total de los líderes que incluye inicialmente la identificación de los problemas y la promoción del programa; y el coaching continuo en conjunto con la práctica en el trabajo para realizar el cambio de comportamiento que necesitamos.

Fuente: Gestiopolis

Cultura y Clima Organizacional

Las empresas, sin importa su tamaño, deben tener una cultura y un clima organizacional que los identifique. Para conseguirlos se requiere un conjunto de conocimientos, donde la personalidad de cada empleado debe diferenciarse de otras organizaciones, lo que determina la influencia de la cultura en los miembros. Cuando la empresa consigue consolidar sus patrones culturales, asume una vida propia.

La cultura organizacional se relaciona con las normas escritas y no escritas de una empresa, las cuales deben seguir los colaboradores para “funcionar” de forma correcta dentro de la organización. En ella incluye los planes estratégicos (Visión, misión, objetivos) y aspectos de tipo administrativo, recursos humanos, procedimientos para capacitación, tomar vacaciones, ausencias, entre otras directivas. 

Dice un refrán: "Todos quieren ser parte de las organizaciones importantes y exitosas". Para entrar a esas empresas hay miles de solicitudes. Incluso hay personas que esperaron años para poder “pertenecer” a esa cultura. 

La cultura de una organización es la consecuencia de las costumbres, tradiciones, procedimientos y sistemas con los cuales opera y funciona. En el caso de una Pyme, es el emprendedor que la crea, quien le imprime su carácter a la organización desde que inicia sus actividades. El creador de una Pyme tiene ideas claras de lo que necesita, y seleccionará a los elementos humanos personas que lo acompañarán en su travesía. Persona que podrían sintonizar con sus ideas. 

Por otro lado, el clima organizacional es la atmósfera dentro de la empresa. Lo que se respita dentro de ella. En síntesis, es el conjunto de sentimientos y emociones favorables, y desfavorables también, que perciben los empleados sobre su lugar de trabajo, la toma de decisiones, las relaciones interpersonales, la comunicación informal, entre otros aspectos. 

Asimismo, el clima organizacional repercute en una mayor calidad en la vida de los empleados y, en consecuencia, se reflejará en sus productos y servicios. Las percepciones sobre el clima organizacional son un elemento clave del comportamiento de los individuos en las organizaciones.

El reto que enfrentan las organizaciones es modificar una cultura arraigada, de manera que se ajuste a las nuevas circunstancias comerciales o tecnológicas. De lo contrario, la misma cultura puede ser una carga para la empresa que pretende adaptarse a los cambios del mercado y de ambientes laborales. 

Ante ello, se recomienda innovar de manera constante para mejorar la cultura y será más fácil para los colaboradores acoplarse al cambio. Una vez comprendido esto, podemos darle las perspectivas necesarias para establecer el clima organizacional a nuestra empresa, en la cual todos ganarán actitud, respeto y buena voluntad para hacer el ambiente ideal de trabajo.

Fuente: Soyentrepreneur.com